ความหมายการจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศ หมายถึง การทำกิจกรรมหลักต่างๆในการจัดหา
การจัดโครงสร้าง (organization) การควบคุมผลิต
การเผยแพร่และการใช้สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานขององค์การทุกประเภทอย่างมีประสิทธิผล
ซึ่งสารสนเทศในที่นี้หมายถึงสารสนเทศทุกประเภทที่มีคุณค่าไม่ว่าจะมีแหล่งกำเนิดจากภายในหรือภายนอกองค์การ (Wilson
2003 อ้างใน Kirk, 2005, p.21)
การจัดการสารสนเทศ หมายถึง
กระบวนการดำเนินงาน เช่น ทำดรรชนี การจัดหมวดหมู่
การจัดแฟ้มการทำรายการเพื่อการเข้าถึงเอกสารหรือสารสนเทศที่มีการบันทึกไว้ในรูปแบบต่างๆตั้งแต่จดหมายเหตุ
(archive) เชิงประวัติ ถึงข้อมูลดิจิทัล (Middleton,
2002, p.13)
การจัดการสารสนเทศ หมายถึง
การดำเนินการกับสารสนเทศในระดับองค์การ ได้แก่ การวางแผน การจัดสรรงบประมาณ
การจัดโครงสร้างองค์การ การจัดเจ้าหน้าที่ การกำหนดทิศทาง การฝึกอบรม และการควบคุมสารสนเทศ (Bent, 1999 อ้างใน Myburgh, 2000, p.10)
กล่าวโดยสรุป การจัดการสารสนเทศ
ความหมายถึง การผลิต จัดเก็บ ประมวลผล ค้นหา และเผยแพร่
สารสนเทศโดยจัดให้มีระบบสารสนเทศ การกระจายของสารสนเทศ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ
โดยมีการนำเทคโนโลยีต่างๆ โดยเฉพาะเทคโนโลยีสารสนเทศ
และการสื่อสารมาใช้ในการจัดการ รวมทั้งมีนโยบาย หรือ
กลยุทธ์ระดับองค์การในการจัดการสารสนเทศ
ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศ
การจัดการสารสนเทศในสภาวะที่สังคมมีสารสนเทศเกิดขึ้นมากมาย
ในลักษณะสารสนเทศท่วมท้นการจัดการสารสนเทศ โดยจัดเป็นระบบสารสนเทศต่างๆ
เพื่อการใช้ประโยชน์ได้อย่างเหมาะสมกับความต้องการ
เป็นความจำเป็นและมีความสำคัญทั้งต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา
และการทำงาน และมีความสำคัญต่อองค์การในหลายด้าน คือ ด้านการบริหารจัดการ
การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้
1. ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อบุคคล
การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อบุคคลในด้านการดำรงชีวิตประจำวัน การศึกษา
และการทำงานประกอบอาชีพ ต่างๆ การจัดการสารสนเทศอย่างเป็นระบบ
โดยการจัดทำฐานข้อมูลส่วนบุคคล รวบรวมทั้งข้อมูลการดำรงชีวิต การศึกษา
และการทำงานประกอบอาชีพต่างๆ ในการดำรงชีวิตประจำวัน บุคคลย่อมต้องการสารสนเทศหลายด้านเพื่อใช้ชีวิตได้อย่างราบรื่น
มีความก้าวหน้า และมีความสุข อาทิ ต้องการสารสนเทศเพื่อการดูแลรักษาสุขภาพ
ต้องจัดการค่าใช้จ่ายในครอบครัว ค่าใช้จ่ายส่วนบุคคล
การดูแลอาคารที่อยู่อาศัยต่างๆ ตลอดจนการเลี้ยงดูคนในครอบครัวให้เป็นบุคคลที่มีคุณภาพ
มีความรู้ความสามารถที่ทำคุณประโยชน์แก่สังคม
จึงจำเป็นต้องคัดกรองสารสนเทศที่มีอยู่มากมายจากหลายแหล่งเพื่อจัดเก็บ จัดทำระบบ
และเรียกใช้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็วความสำคัญในด้านการศึกษา
การจัดการสารสนเทศด้านระบบการศึกษา เอื้ออำนวยให้บุคคลสามารถเลือกระบบการศึกษา
การเรียนรู้ได้อย่างเหมาะสมกับบุคคลแต่ละคน
สามารถเรียนรู้และศึกษาได้ตลอดเวลาตามความสนใจเฉพาะตน
โดยไม่จำเป็นต้องสอบเข้าศึกษาตามสถาบันการศึกษาที่จัดระบบที่มีชั้นเรียนตลอดไป
บุคคลสามารถเลือกศึกษาโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการศึกษา ติดต่อกับสถาบันการศึกษาในระบบเปิดหรือเรียนทางระบบออนไลน์
และเลือกเรียนได้ทุกระดับการศึกษา ทุกวัย นับเป็นปรัชญาการศึกษาตลอดชีวิต
ความสำคัญในด้านการทำงาน บุคคลจำเป็นต้องใช้สารสนเทศทั้งที่เกี่ยวข้องกับองค์การ
ภาระหน้าที่ ประกอบการทำงานทั้งระดับบริหารและระดับปฏิบัติการ การจัดเก็บสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามภารกิจส่วนตน
ช่วยสนับสนุนให้สามารถทำงานให้ประสบความสำเร็จได้ทันการณ์ ทันเวลา
2. ความสำคัญของการจัดการสารสนเทศต่อองค์การ
การจัดการสารสนเทศมีความสำคัญต่อองค์การในด้านการบริหารจัดการ
การดำเนินงาน และกฎหมาย ดังนี้
1) ความสำคัญด้านการบริหารจัดการ การบริหารจัดการในยุคโลกาภิวัตน์เป็นการบริหารภายใต้สภาวะที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว
และมีการแข่งขันกันทางธุรกิจสูง
ผู้บริหารต้องอาศัยสารสนเทศที่เกี่ยวข้องทั้งกับสภาพแวดล้อมภายในและภายนอกองค์การ
เพื่อวิเคราะห์ปัญหา ทางเลือกในการแก้ปัญหา การตัดสินใจ การกำหนดทิศทางขององค์การ
ให้สามารถแข่งขันกับองค์การคู่แข่งต่างๆ จึงจำเป็นต้องได้รับสารสนเทศ ที่เหมาะสม
ถูกต้อง ครบถ้วน ทันการณ์ และทันสมัย เพื่อใช้ประกอบภารกิจตามหน้าที่
ตามระดับการบริหาร การจัดการสารสนเทศจึงนับว่ามีความสำคัญ
ความจำเป็นที่ต้องมีการออกแบบระบบการจัดการสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ
การเลือกใช้เครื่องมือ เทคโนโลยี รวมทั้งกำหนดนโยบาย กระบวนการและกฎระเบียบ
เพื่อจัดการสารสนเทศให้เหมาะกับสภาพการนำสารสนเทศไปใช้ในการบริหารงาน
ในระดับต่างๆไม่ว่าจะเป็นระดับต้นหรือปฏิบัติการ ระดับกลาง และระดับสูง
ให้สามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
2) ความสำคัญด้านการดำเนินงาน สารสนเทศนับมีความสำคัญต่อการดำเนินงานในหลายลักษณะ
เป็นทั้งการเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน
และหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานในด้านต่างๆ ตามที่หน่วยงานดำเนินการ
การจัดการสารสนเทศช่วยให้การใช้สารสนเทศเพื่อรองรับการปฏิบัติงานตามกระแสงานหรือขั้นตอน
จึงสามารถเพิ่มประสิทธิภาพและความคล่องตัวในการดำเนินงาน
เอื้อให้เข้าถึงและใช้สารสนเทศได้อย่างสะดวก
การเป็นหลักฐานที่บันทึกการดำเนินงานเช่น สัญญาการตกลงลงนามร่วมกิจการระหว่างองค์การ
รายงานทางการเงินประจำปี เป็นต้น
เป็นสารสนเทศที่หน่วยงานผลิตและใช้ประกอบการดำเนินงานตาม ภาระหน้าที่ ตามข้อกำหนด
ระเบียบ และแนวปฏิบัติในองค์การ สารสนเทศเหล่านี้ต้องมีการรวบรวม ประมวล
และจัดอย่างเป็นระบบเพื่อให้มีความเป็นปัจจุบัน ถูกต้อง
ครบถ้วนและเหมาะสมกับงานนั้น และในการจัดการ
สารสนเทศที่แม้สิ้นสุดกระบวนการปฏิบัติงานแล้ว โดยเฉพาะสารสนเทศที่มีคุณค่า
ยังต้องมีการจัดเก็บเป็นจดหมายเหตุเพื่อการใช้ประโยชน์
3) ความสำคัญด้านกฎหมาย การจัดการสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน
จำเป็นต้องสอดคล้องกับกฎหมาย กฎ
ระเบียบและข้อบังคับทั้งในระดับภายในและภายนอกองค์การ
โดยเฉพาะสารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการเงินและบัญชีที่ต้องรวบรวมจัดเก็บอย่างต่อเนื่อง
เป็นระบบ รวมทั้งมีการตรวจสอบความถูกต้องทั้งจากหน่วยงานภายในองค์การ
หรือจากหน่วยงานภายนอกตามกฎหมาย เช่น ผู้ตรวจสอบบัญชีตามกฎหมายของหน่วยงานราชการ
เช่น กรมสรรพากร กรมสรรพสามิต และหน่วยงานเอกชน เป็นต้น
เพื่อเป็นการแสดงสถานะทางการเงินขององค์การอย่างถูกต้อง
และเป็นไปตามกฎหมายและข้อบังคับต่างๆ อย่างครบถ้วน
ทั้งนี้เนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบข้อบังคับต้องมีบทลงโทษ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น